Trello 實用五大進階教學－如何提升專案管理效率？掌握任務進度必備攻略！

在《新創、科技公司都愛用！Trello專案管理神器－六大功能提升工作效率》中，我們介紹到Trello的基本使用介面。

無論是各部門協調、新創公司、學校社團，或是個人在需要生活管理時，這項雲端服務能幫助一切更井然有序。

尤其在特殊時期，擁有好的雲端工具，才能有效提升整個團隊的工作效力！

但是，你真的知道該如何善用這項生產力工具嗎？

不習慣操作Trello的夥伴們，在一開始總會反應「流程不順暢」或「工作卡太長好凌亂」等問題。

今天將實際運用專案管理的策略，介紹五項進階的操作技巧，讓各位使用起來更流暢好上手！

 ＃1：工作卡總是落落長？使用待辦清單檢視進度吧！

使用Trello最容易遇到的狀況就是卡片越來越長，不僅看得眼花撩亂，也給人「工作永遠做不完」的疲憊感。

這時候，推薦你使用待辦清單Checklist，將該專案底下的細項流程集中到同一張卡片，就不用怕工作卡分散落落長囉！

此外，標記所有負責此項目的成員，再開啟追蹤、標上到期日Deadline，既能節省空間，也能掌握實際進度。

💡小叮嚀：可以依據專案底下不同類型或部門的工作項目，分成不同的待辦清單，再將細節流程填在下方。
左手邊還會顯示每項 Checklist 執行的進度百分比、綠色的進度條，讓人一目瞭然。

 ＃2：別再重複開卡啦！交付階段性任務才是王道 

要避免同一個任務散佈在各個部門或分類底下，很重要的兩點就是善用分類和移動卡片！

若今天員工人數較少，大家能集中在一個看版且流程固定的話，建議可以依照部門分類。

運用同一張卡片開啟專案，在一個部門完成階段性任務後，記得拖曳交付給下一個部門。

此外，任務已完成的卡片也記得封存，或者設立完成專區，避免完成的工作和進行中的任務混在一起。

如此一來，既可以避免卡片散亂、落落長，也能讓任務細節集中在一張卡片。不管移動到哪個階段，或是交付給哪個部門，都能繼續追蹤任務裡的所有資訊。

 ＃3：大型專案流程太多？建立「團隊」個別分工！

不知道你有沒有注意到Trello當中的「團隊管理功能」呢？

若今天員工人數較多，同時進行較多複雜專案時，只用「一個看板」分享給整個團隊去管理所有專案，必定會造成版面混亂，這時就可以選擇建立團隊。

團隊是由看板和成員群組所組成的，可用來將公司業務、副業，甚至親朋好友分門別類。

舉例來說，當鯊客同時必須處理ABCD四間客戶的專案時，就可以點選右上角＋「建立團隊」將主要業務定義出來，並在底下「新建看板」區分各客戶專案。

如此一來，每個專案成員都能查看團隊頁面，確認其他看板進度，而看板內的列表清單就能分得更細，如「代辦中」、「執行中」、「已完成」。

 ＃4：還是亂糟糟？善用標籤篩選出最緊急的工作！

當以上方法都設定後，獨立的看板還是亂糟糟的話，建議試試看將個別任務設置「標籤」。

舉例來說：列表清單依據部門分類後，再以「標籤」顯示出每個任務的急迫性／屬性（例行會議、財務會議）。

Trello強大的篩選功能，能幫助我們過濾標籤，只要點選右方的「選單」，再「篩選卡片」就會跳出需要的那幾張卡片。

 ＃5：節省時間不疏漏－複製樣板好省力！

若某些工作都有固定的流程要跑，甚至是固定每月、每季、每年都會執行的專案，就會建議設立流程公版。

裡面可以放置所有流程的卡片，這樣就不需要每次都要重新建立一張卡片，直接「複製」卡片再依據專案調整，就能節省許多時間。

＃總結： 

Trello是一項更視覺化、簡單又時尚的雲端管理工具，能讓每個流程都清晰明瞭，不易漏掉任何更動資訊。

免費版的多項強大功能，不僅適合團隊協作溝通、專案管理，也適合個人資訊整合運用。

透過以上的介紹，希望能有效提升專案管理的效率，讓成員們在使用上更便利 😘

如果還在用Line或FB管理團隊的話，不妨試試Trello，讓管理團隊成為一件不費力的事吧❤️

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