如何提升專案管理效率?Trello進階教學-五招讓你隨時掌握任務進度!

trello團隊協作專案管理工具進階教學-鯊客科技傳產數位轉型顧問


在《新創、科技公司都愛用!Trello專案管理神器-六大功能提升工作效率》中,我們介紹到Trello的基本使用介面。無論是各部門協調、新創公司、學校社團,或是個人在需要生活管理時,這項雲端服務能幫助一切更井然有序。

但是,你真的知道該如何善用這生產力工具嗎?

不習慣操作Trello的夥伴們,在一開始總會反應「流程不順暢」或「工作卡太長好凌亂」等問題。

今天將實際運用專案管理的策略,介紹五項進階的操作技巧,讓各位使用起來更流暢好上手!



 #1:工作卡總是落落長?使用待辦清單檢視進度吧!

使用Trello最容易遇到的狀況就是卡片越來越長,不僅看得眼花撩亂,也給人「工作永遠做不完」的疲憊感。

這時候,推薦你使用待辦清單Checklist,將該專案底下的細項流程集中到同一張卡片,就不用怕工作卡分散落落長囉!

此外,標記所有負責此項目的成員,再開啟追蹤、標上到期日Deadline,既能節省空間,也能掌握實際進度。

💡小叮嚀:可以依據專案底下不同類型或部門的工作項目,分成不同的待辦清單,再將細節流程填在下方。
左手邊還會顯示每項 Checklist 執行的進度百分比、綠色的進度條,讓人一目瞭然。

一張卡片統整所有任務


 #2:別再重複開卡啦!交付階段性任務才是王道 

要避免同一個任務散佈在各個部門或分類底下,很重要的兩點就是善用分類移動卡片

若今天員工人數較少,大家能集中在一個看版且流程固定的話,建議可以依照部門分類

運用同一張卡片開啟專案,在一個部門完成階段性任務後,記得拖曳交付給下一個部門

此外,任務已完成的卡片也記得封存,或者設立完成專區,避免完成的工作和進行中的任務混在一起。

如此一來,既可以避免卡片散亂、落落長,也能讓任務細節集中在一張卡片。不管移動到哪個階段,或是交付給哪個部門,都能繼續追蹤任務裡的所有資訊。

移交卡片



 #3:大型專案流程太多?建立「團隊」個別分工!

不知道你有沒有注意到Trello當中的「團隊管理功能」呢?

若今天員工人數較多,同時進行較多複雜專案時,只用「一個看板」分享給整個團隊去管理所有專案,必定會造成版面混亂,這時就可以選擇建立團隊

團隊是由看板和成員群組所組成的,可用來將公司業務、副業,甚至親朋好友分門別類。

舉例來說,當鯊客同時必須處理ABCD四間客戶的專案時,就可以點選右上角+「建立團隊」將主要業務定義出來,並在底下「新建看板」區分各客戶專案。

Trello專案管理工具建立團隊-鯊客科技SEO網站優化顧問公司

如此一來,每個專案成員都能查看團隊頁面,確認其他看板進度,而看板內的列表清單就能分得更細,如「代辦中」、「執行中」、「已完成」

Trello專案管理工具專案看板設定-鯊客科技SEO網站優化顧問公司



 #4:還是亂糟糟?善用標籤篩選出最緊急的工作!

當以上方法都設定後,獨立的看板還是亂糟糟的話,建議試試看將個別任務設置「標籤」。

舉例來說:列表清單依據部門分類後,再以「標籤」顯示出每個任務的急迫性/屬性(例行會議、財務會議)。

Trello強大的篩選功能,能幫助我們過濾標籤,只要點選右方的「選單」,再「篩選卡片」就會跳出需要的那幾張卡片。

Trello專案管理工具標籤設定-鯊客科技SEO網站優化顧問公司


 #5:節省時間不疏漏-複製樣板好省力!

若某些工作都有固定的流程要跑,甚至是固定每月、每季、每年都會執行的專案,就會建議設立流程公版

裡面可以放置所有流程的卡片,這樣就不需要每次都要重新建立一張卡片,直接「複製」卡片再依據專案調整,就能節省許多時間。

Trello專案管理工具複製卡片功能-鯊客科技SEO網站優化顧問公司



#總結: 

Trello是一項更視覺化、簡單又時尚的雲端管理工具,能讓每個流程都清晰明瞭,不易漏掉任何更動資訊。

免費版的多項強大功能,不僅適合團隊協作溝通、專案管理,也適合個人資訊整合運用。

透過以上的介紹,希望能有效提升專案管理的效率,讓成員們在使用上更便利 😘

如果還在用Line或FB管理團隊的話,不妨試試Trello,讓管理團隊成為一件不費力的事吧❤️

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Olivia

筆譯工作者,專攻中英互譯,以文字維生的上進青年。

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